Aineiston tilaaminen ja toimitus

Uhanalaisesiintymätietoaineisto tilataan Suomen ympäristökeskuksesta. Aineiston tilaaja tekee kirjallisen aineistopyynnön, jossa tilaaja kuvaa mihin käyttötarkoitukseen aineistoa organisaatiossa käytetään, ketkä ovat käyttäjiä ja kuinka paljon heitä on, luonnos lomakepohjaksi löytyy tästä. Lisäksi aineiston luovutuspyynnössä kuvataan onko organisaatiolla tarvetta luovuttaa aineistoa edelleen ja millaisissa tilanteissa. Metsäkeskuksiin aineisto hankitaan keskitetysti osana metsäkeskusten yhteistä aineistopalvelua, jonka toteutuksesta vastaa Tapio. Mikäli esiintymätietoja pyydetään metsäkeskuksesta osana metsävaratietoa, niin niiden luovuttamiseen tarvitaan metsänomistajan lupa. 

Aineiston luovutuspyynnön perusteella SYKE harkitsee aineiston luovuttamisen ehdot. Harkinta tehdään julkisuuslain perusteella. Uhanalaisesiintymätiedot ovat salassa pidettäviä, mikäli niiden luovuttaminen vaarantaa esiintymän suojelun, muutoin tiedot ovat julkisia. SYKE tekee aineiston luovuttamisesta luovutuspäätöksen, jossa kuvataan aineiston käyttötarkoitus ja käyttöehdot. Esimerkki luovutuspäätöksestä löytyy tästä. Tietojen poiminnasta ja käsittelystä laskutetaan aiheutuneet työaikakustannukset. 

Aineisto voidaan toimittaa SYKE:stä excel- tai ArcGIS-shape -tiedostoina. Aineiston tilaaja vastaa aineiston tallentamisesta omiin paikkatietojärjestelmiinsä. Aineiston esittämiseen suositellaan käytettäväksi selkeitä symboleita, jotka ovat helposti havaittavissa. Lakisääteisesti suojellut lajit on syytä esittää muista uhanalaisista lajeista eroavalla tavalla. Esiintymätietojen tekstikuvauksille (havaintopaikan ja havainnon kuvaus) on syytä varata riittävästi tilaa. Aineisto suositellaan päivitettäväksi kerran vuodessa, jolloin vanha aineisto poistetaan ja korvataan uudella. Jatkossa on syytä varautua myös aluemaisten esiintymien tallentamiseen.

Nämä suositukset ja aineiston rajaus koskevat vain toimintamallin lajeja. Suomen ympäristökeskuksesta ja ELY-keskuksista on mahdollista tilata tietoja uhanalaisista lajeista myös muulla tavalla rajattuna. Tällöinkin tietojen luovutus perustuu tapauskohtaiseen harkintaan.